Uglevirkes politik vedr. behandling af Personoplysninger.

Godkendt af Uglevirkes bestyrelse på bestyrelsesmødet d. 27. februar 2019

Uglevirkes behandling af Personoplysninger

Uglevirke er en forening, hvis medlemmer er begrænset til medlemmerne af de 2 brancheforeninger Boghandlerforeningen og Danske Forlag. Uglevirke kommunikerer udelukkende med medlemmerne gennem de 2 hovedorganisationer og har således ikke opbygget egne kartoteker eller andre registreringer af medlemmerne.

Uglevirke anvender ikke registre til markedsføring, og de personoplysninger, som Uglevirke modtager, jf. de efterfølgende områder videregives ikke til andre.

Uglevirke registrerer alene personoplysninger om:

1. Medlemmerne af Uglevirke bestyrelse
2. Ansatte medarbejdere
3. Ansøgere om tilskud af social eller uddannelsesrelateret karakter, jf. Uglevirkes formål.

Ad 1 & 2. Oplysninger om bestyrelse og ansatte

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og e., samt som kræves af f.eks. banker, forsikringsselskaber, revision mv. for varetagelse af Uglevirkes virksomhed.

Alle registrerede personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer slettes ved udtræden og efter bortfald af ansvarsperiode, bortset fra historiske oplysninger om navn, funktion og funktionsperiode.

Alle oplysninger om evt. ansatte medarbejdere slettes senest fem år efter ansættelsesforholdets ophør. (Myndighedskrav), bortset fra historiske oplysninger med navn, funktion og funktionsperiode.

Foreningen videregiver eller overfører alene oplysninger om bestyrelse og ansatte i det omfang, dette er påkrævet for at fungere som forening, samt kunne udføre foreningens arbejde, herunder udbetale tilskud, udbetale løn, indbetale pension, svare skat eller lignende.

Ad 3. Oplysninger om ansøgere til modtagelse af tilskud fra Uglevirke

Uglevirke modtager fra Ansøgere en række personoplysninger, som er nødvendige for at behandle ansøgninger på kvalificeret vis. Disse oplysninger opbevares af Uglevirke alene i den modtagne form af udfyldte ansøgningsskemaer og evt. bilag.

Oplysninger om ansøgere, der modtager afslag, slettes umiddelbart efter sagsbehandlingen. Af historiske og statistikmæssige årsager bevares alene oplysninger som ansøgernavn, ansøgningsformål, samt ansøgt beløb.

Oplysninger om ansøgere, der modtager tilskud

Det modtagne ansøgningsmateriale opbevares digitalt til brug ved udbetaling og administration af et bevilget tilskud, samt opfyldelse af de af myndighederne stillede krav, normalt 5 år. Herefter slettes det modtagne materiale. Af historiske og statistikmæssige årsager bevares alene ansøgernavn og ansøgningsformål, samt bevilget beløb.

Personer, der henvender sig via hjemmesiden

Oplysningerne indsamles og behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Foreningen videregiver eller overfører ikke oplysningerne og anvender dem ikke i direkte markedsføring

Opbevaring af Uglevirkes personoplysninger

De ovennævnte oplysninger, der opbevares af Uglevirke, befinder sig alene på foreningens server digitalt og krypteret, samt og kun i mindre omfang – i foreningens fysiske arkiver, som begge befinder sig på administrators adresse.